A planilha de cadastro de inquilinos para condomínio é um arquivo XLSX que registra ocupantes locatários, bloco ou torre, unidade, papel na locação, período de ocupação, contatos informados, autorização administrativa e data da última atualização.
O modelo reúne as abas Cadastro, Resumo e Premissas. As fórmulas classificam a situação da ocupação, calculam os dias para o término e apontam pendências cadastrais. Os registros preenchidos são exemplos fictícios.
Como esta planilha pode ajudar
- Reúne dados de ocupantes, unidades, períodos e contatos autorizados em um único cadastro.
- Classifica os registros como em andamento, próximos do término, a iniciar, encerrados ou incompletos.
- Aponta campos obrigatórios ausentes, períodos inválidos e inconsistências de contato.
- Resume quantidades por situação, pendências, atualizações vencidas e autorização de contato administrativo.
O que o arquivo contém
Como começar
1. Configure as premissas
Na aba Premissas, informe a data de referência, a antecedência para considerar um término próximo e o máximo de dias sem atualização. Ajuste também as listas de blocos ou torres, papéis na locação e canais autorizados.
2. Preencha o cadastro
Use uma linha por ocupante na aba Cadastro. Informe o ID, a unidade, o nome, o papel na locação, as datas da ocupação, a autorização de contato, o canal permitido e a data da última atualização.
3. Consulte os resultados automáticos
Observe as colunas Situação, Dias para término e Pendência cadastral. Elas indicam o estágio da ocupação, o prazo calculado e eventuais dados que precisam ser corrigidos.
4. Acompanhe o resumo
Use a aba Resumo para consultar os totais por situação, os registros com pendência, as atualizações vencidas e o percentual com contato administrativo autorizado.
O que a planilha registra
Cada linha da aba Cadastro representa um ocupante e reúne dados essenciais como ID, bloco ou torre, unidade, nome, papel na locação, início e fim previstos da ocupação, telefone, e-mail, autorização de contato, canal permitido e data da última atualização.
A tabela possui 110 linhas preparadas para cadastro. As observações administrativas podem complementar o registro dentro do escopo indicado na própria planilha.
Cálculos e indicadores disponíveis
As colunas calculadas apresentam resultados automáticos para situação, dias até o término e pendência cadastral. A situação pode ser Em andamento, Termina em breve, A iniciar, Encerrada ou Cadastro incompleto, conforme as datas e a data de referência.
O Resumo contabiliza cadastros identificados, registros por situação, pendências, atualizações vencidas e o percentual com contato administrativo autorizado.
Exemplo prático de cadastro
Considere o exemplo fictício FIC-002. Os dados de entrada incluem ocupação de 01/03/2026 a 30/09/2026, data de referência em 19/09/2026, contato administrativo autorizado e e-mail como canal permitido.
O resultado calculado é a situação Termina em breve e 11 dias restantes. A interpretação é que o fim previsto está dentro da antecedência configurada de 30 dias. A próxima decisão operacional é verificar se o período será atualizado e, quando necessário, usar somente o canal autorizado registrado.
Erros comuns e soluções
- Quando faltam campos obrigatórios, a pendência indica Revisar campos obrigatórios. A solução é completar ID, bloco ou torre, unidade, ocupante, papel, período, autorização, canal e data de atualização.
- Quando o fim previsto é anterior ao início, a planilha indica Revisar período. A solução é corrigir as datas.
- Quando a autorização está marcada como Não, mas há contato preenchido ou canal diferente de Nenhum, aparece Revisar contato. A solução é alinhar os campos à autorização registrada.
- Quando a última atualização ultrapassa o limite configurado e a ocupação não está encerrada, o registro entra no indicador de atualizações vencidas.
Em todos os casos, corrija o dado de origem na aba Cadastro para que as fórmulas sejam recalculadas.
Comparação com formulário online e banco de dados
A planilha operacional completa é mais adequada quando a administração precisa de uso local estruturado, listas editáveis e indicadores no mesmo arquivo. Um formulário online conectado a banco de dados pode ser mais adequado quando a operação exige coleta simultânea e fluxos integrados, desde que esses recursos sejam configurados no serviço escolhido.
| Critério | Planilha operacional completa em Excel | Formulário online com banco de dados |
|---|---|---|
| Entrada de dados | Preenchimento direto na tabela com validações configuradas. | Envio por formulário para uma base centralizada. |
| Resultados | Fórmulas calculam situação, prazo, pendências e resumo no arquivo. | Regras e relatórios dependem da configuração da plataforma. |
| Uso simultâneo | Depende da forma escolhida para armazenar e compartilhar o arquivo. | Normalmente voltado à coleta simultânea pela internet. |
| Dependência operacional | Requer aplicativo compatível com o arquivo XLSX e suas fórmulas. | Requer conexão e disponibilidade do serviço contratado. |
| Indicação condicional | Adequada para cadastro e acompanhamento dentro do escopo do modelo. | Adequado quando são necessários fluxos externos e integrações configuradas. |
Limites do modelo
A planilha possui escopo restrito ao cadastro administrativo de ocupantes locatários, seus períodos e contatos autorizados. Ela não controla proprietários, contratos, cobranças, pagamentos, acesso ao condomínio ou obrigações jurídicas.
O arquivo não envia mensagens nem comprova autorizações. As observações não devem conter documentos, dados bancários, credenciais, relatos de ocorrência ou informações de segurança.
Rotina de atualização
Mantenha um ID único para cada registro, atualize as datas de ocupação e registre a data da última atualização. Quando os parâmetros operacionais mudarem, ajuste a data de referência e os limites na aba Premissas.
Depois das alterações, consulte as colunas calculadas e o Resumo para identificar términos próximos, cadastros incompletos, pendências e atualizações vencidas.
Perguntas frequentes
Quantos registros a planilha comporta?
A aba Cadastro possui 110 linhas preparadas, da linha 2 à linha 111, para registrar ocupantes.
Como a situação da ocupação é calculada?
A situação considera o início, o fim previsto, a data de referência e a antecedência configurada para término próximo. O resultado pode ser Em andamento, Termina em breve, A iniciar, Encerrada ou Cadastro incompleto.
Quais contatos podem ser registrados?
É possível informar telefone e e-mail, marcar se o contato administrativo está autorizado e selecionar Telefone, E-mail, Ambos ou Nenhum como canal autorizado.
A planilha envia mensagens aos inquilinos?
Não. O campo de autorização é apenas um registro interno informado pelo usuário, e o arquivo não envia mensagens nem comprova autorizações.
O que pode ser alterado na aba Premissas?
Podem ser ajustados a data de referência, a antecedência para término próximo, o máximo de dias sem atualização e as listas usadas nos campos de bloco ou torre, papel na locação, resposta Sim ou Não e canal autorizado.
Responsáveis editoriais
Lívia AzevedoEditora de rotinas condominiais
Renato SiqueiraEditor de controles e manutenção
