Esta planilha Excel organiza o cadastro de dependentes vinculados às unidades do condomínio, reunindo dados do dependente, vínculo, responsável, período de autorização, situação e observações.
O arquivo XLSX também apresenta alertas automáticos para conferência, indicadores resumidos e opções editáveis de condomínios, vínculos, situações, datas e limites de caracteres.
Como esta planilha pode ajudar
- Centraliza os dependentes e seus vínculos com cada unidade.
- Facilita a consulta de autorizações pendentes, suspensas ou encerradas.
- Sinaliza campos incompletos e datas que precisam de conferência.
- Resume quantidades por situação e condições de vencimento.
O que o arquivo contém
Como começar
1. Configure as premissas
Na aba Premissas, substitua os condomínios fictícios e revise vínculos, situações, antecedência para conferência, período aceito e limites de caracteres.
2. Cadastre os dependentes
Na aba Cadastro, informe condomínio, unidade, dependente, vínculo, responsável, início da autorização, vencimento quando aplicável, situação e observações.
3. Verifique os alertas
Consulte a coluna Alerta de conferência para localizar campos obrigatórios ausentes, datas inconsistentes, vencimentos e registros encerrados sem data.
4. Acompanhe o resumo
Use a aba Resumo para consultar as quantidades por situação, os vencimentos próximos ou passados e os registros que exigem conferência.
Como a planilha organiza o cadastro
A área principal dispõe de 100 linhas de cadastro, da linha 4 à 103. Cada registro relaciona condomínio, unidade, dependente, vínculo, responsável, início da autorização, vencimento, situação, observações e alerta de conferência.
As listas de seleção usam as opções mantidas na aba Premissas. Isso ajuda a evitar variações de escrita nos nomes dos condomínios, vínculos e estados do cadastro.
Exemplo prático de registro e decisão
Em um exemplo fictício, considere o dependente Caio Fictício, vinculado à unidade A-204 do Residencial Ipê Fictício como enteado de Marcos Modelo, com autorização iniciada em 11/06/2026, vencimento em 04/10/2026 e situação Autorizado.
A entrada corresponde aos dados preenchidos nessa linha. Se o arquivo for recalculado dentro dos 30 dias anteriores ao vencimento, o resultado será a indicação do registro entre os autorizados com vencimento próximo. A interpretação é que a autorização se aproxima da data informada. A próxima decisão é conferir os dados e definir se o cadastro deve ser atualizado, mantido ou encerrado.
Indicadores e alertas disponíveis
O resumo calcula registros preenchidos e quantidades nas situações Autorizado, Pendente, Suspenso e Encerrado. Também separa autorizações com vencimento próximo, vencimento passado, ausência de vencimento, necessidade de conferência manual e ausência de alerta.
Na área de cadastro, as fórmulas verificam preenchimento, validade das datas, início futuro para registros autorizados e ausência de vencimento em registros encerrados. O resultado funciona como sinalização operacional e deve ser interpretado junto aos dados da linha.
Erros frequentes e soluções
Os principais problemas são dados incompletos, datas digitadas como texto, início futuro em cadastro autorizado e situação Encerrado sem vencimento informado.
- Ao receber aviso de campos obrigatórios, revise condomínio, unidade, vínculo, responsável, início da autorização e situação.
- Se houver alerta de data, informe um valor reconhecido pelo Excel e dentro do período configurado.
- Em um início futuro, confirme se a data ou a situação foi preenchida corretamente.
- Para um registro encerrado, confira e informe a data correspondente no campo Vencimento.
- Quando uma opção não for aceita, selecione um valor disponível nas listas da aba Premissas.
Limites e cuidados de uso
Os limites do arquivo incluem 100 linhas de cadastro, quatro posições predefinidas para condomínios, seis para vínculos e quatro para situações. Os valores iniciais aceitam datas entre 01/01/2021 e 31/12/2031, nomes de até 80 caracteres, unidades de até 15 caracteres e observações de até 250 caracteres.
Essas premissas podem ser editadas nos campos previstos. O arquivo não inclui, entre os recursos apresentados, envio automático de notificações, integração com sistemas de portaria, anexação de documentos ou controle individual de acesso. Os indicadores com datas usam o dia atual do Excel e podem mudar quando a pasta de trabalho for recalculada.
Comparação com uma pasta em branco
Use a planilha preparada quando seus campos e cálculos verificados atendem à rotina do condomínio. Comece com uma pasta em branco quando precisar de outro modelo e puder criar e testar cada campo e fórmula.
| Método | Configuração | Cálculos e conferência | Uso indicado |
|---|---|---|---|
| Esta planilha Excel | Usar a estrutura preparada no arquivo validado | Conferir os cálculos e resultados documentados | Rotina local e editável coberta pela planilha |
| Pasta em branco | Criar a estrutura do início | Desenvolver e testar cada fórmula e controle | Modelo diferente, desenhado para o condomínio |
Rotina de acompanhamento
Uma rotina possível é filtrar os registros por situação, verificar os alertas da coluna final e consultar o resumo em intervalos definidos pela administração. Os filtros permitem localizar um condomínio, uma unidade ou uma condição específica sem alterar os dados.
Após cada atualização, confira se o alerta da linha corresponde ao cenário esperado. Em seguida, observe o resumo para identificar mudanças nas quantidades e priorizar os registros pendentes, vencidos ou próximos do vencimento.
Perguntas frequentes
Quais dados são usados no cadastro de cada dependente?
A planilha reúne condomínio, unidade, nome do dependente, vínculo, responsável pela unidade, início da autorização, vencimento, situação, observações e alerta de conferência.
O vencimento é obrigatório em todos os registros?
Não. Um cadastro autorizado pode ficar sem vencimento e será contabilizado no indicador correspondente. Para a situação Encerrado, a ausência dessa data gera um alerta de conferência.
Quais situações podem ser selecionadas?
As opções predefinidas são Autorizado, Pendente, Suspenso e Encerrado. Elas ficam na aba Premissas e alimentam a lista de seleção do cadastro.
O que significa um alerta de conferência?
É uma indicação gerada por fórmula para apontar campos obrigatórios ausentes, datas que precisam ser verificadas, início futuro, encerramento sem data ou condições relacionadas ao vencimento.
A planilha substitui um software de gestão condominial?
Depende da rotina. A planilha atende a um cadastro controlado em Excel com até 100 registros e alertas internos. Operações que exigem acesso simultâneo, permissões, integrações ou notificações podem precisar de um sistema específico.
Responsáveis editoriais
Lívia AzevedoEditora de rotinas condominiais
Renato SiqueiraEditor de controles e manutenção
